Политика обработки персональных данных
Политика разработана в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Она действует в отношении всех персональных данных, которые обрабатываются в сервисе «Релати»: на сайте relati.ru, в веб-CRM, Telegram-боте, мобильном приложении и на публичных страницах студий и тренеров.
1. Кто обрабатывает данные
1.1. Оператор — Индивидуальный предприниматель Варлаков Роман Анатольевич (ИНН 550614771900, ОГРНИП 317554300081961, адрес: 644011, г. Омск, ул. 3-я Енисейская, д. 32, корп. 1, помещение 17П). Ответственный за организацию обработки персональных данных — Варлаков Роман Анатольевич.
1.2. Контакты для обращений по персональным данным: [УТОЧНИТЬ: email поддержки и обращений по ПДн Релати, напр. privacy@relati.ru]; почтовый адрес указан выше.
1.3. В «Релати» есть две роли, и от роли зависит, кто отвечает за данные.
- Релати — оператор для учётных записей пользователей сервиса (вход, Telegram, сессии, согласия), владельцев и сотрудников студий как представителей Лицензиата, публичных профилей тренеров и отзывов, обращений в поддержку и посетителей сайта.
- Релати — обработчик по поручению студии. Студия, клуб или тренер, использующие CRM (далее — студия), является оператором персональных данных своих клиентов и сотрудников: анкет, замеров, абонементов, посещений, оплат, заметок. Релати обрабатывает эти данные только по поручению студии и в объёме, указанном в Поручении на обработку персональных данных. С вопросами об этих данных удобнее обращаться в саму студию; если вы напишете нам, мы передадим обращение студии и поможем его исполнить.
2. Какие данные и зачем
| Цель | Данные | Основание |
|---|---|---|
| Учётная запись и вход (email и пароль, вход через Telegram) | Фамилия, имя, отчество; телефон; email; хеш пароля; идентификатор чата Telegram, имя и username из Telegram; дата последнего входа; идентификатор сессии, IP-адрес и сведения о браузере (User-Agent) сессии | Согласие (п. 1 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ); исполнение договора (п. 5 ч. 1 ст. 6) |
| Предоставление CRM студии по оферте | Данные владельца, администраторов и тренеров студии: ФИО, телефон, email, роль, фотография, зарплатная схема и начисления | Исполнение договора (п. 5 ч. 1 ст. 6) |
| Запись на занятия через публичную страницу и подтверждение телефона | Имя, телефон, выбранные занятие, дата и время; одноразовый код (хранится только в виде хеша); IP-адрес и User-Agent | Согласие; исполнение договора между клиентом и студией |
| Публичный профиль тренера и каталог | ФИО, фотография, город, описание, образование и регалии, ссылки на соцсети, галерея, направления, рейтинг — то, что тренер сам публикует | Согласие на распространение (ст. 10.1 152-ФЗ), даваемое при публикации профиля |
| Отзывы о тренерах | Имя, фамилия и фотография автора, оценка, текст | Согласие на распространение, даваемое при отправке отзыва |
| Приглашения студий («События») | ФИО и телефон, которые ввела студия; ваш ответ на приглашение | Законный интерес в уведомлении о приглашении; после принятия — согласие |
| Уведомления (коды входа, напоминания, приглашения) | Идентификатор чата Telegram, email, текст уведомления | Согласие; исполнение договора |
| ИИ-функции CRM: мастер настройки, поиск клиентов, ассистент, голосовой ввод | Текст запросов и ответов, результаты поиска по клиентам студии, расшифровка голосового запроса (аудио не сохраняется) | Исполнение договора; для данных клиентов — поручение студии |
| Безопасность и журналирование | IP-адрес, время и адрес запроса (журнал веб-сервера), журнал изменений профиля клиента, журнал действий ИИ-ассистента | Законный интерес оператора (п. 7 ч. 1 ст. 6); обязанность защищать данные (ст. 19) |
| Поддержка и обращения | Контакты и содержание обращения | Согласие; исполнение договора |
| Техническая поддержка и обеспечение безопасности Сервиса | Данные аккаунта и студии, необходимые для рассмотрения обращения или устранения сбоя либо инцидента; работник поддержки, аккаунт, основание, время начала и окончания доступа, совершённые изменяющие действия | Исполнение договора; законный интерес оператора в обеспечении безопасности (п. 7 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ); для данных клиентов — поручение студии |
2.1. Данные о здоровье. По поручению студии в CRM могут храниться сведения, относящиеся к состоянию здоровья клиентов: противопоказания, травмы, медицинские заметки, давление и пульс, а также замеры тела (вес, объёмы, процент жира). Это специальная категория персональных данных (ст. 10 152-ФЗ). Студия вносит их только при наличии письменного согласия клиента; Релати обрабатывает их исключительно по поручению студии, не использует в своих целях и не раскрывает третьим лицам.
2.2. Фотографии. Фотографии используются как аватары и обложки. Сервис автоматически находит на фото лицо, чтобы красиво его кадрировать; сохраняются только координаты кадра. Биометрические шаблоны не создаются, установление личности по фото не проводится, поэтому фотографии не обрабатываются как биометрические персональные данные.
2.3. Мы не собираем данные о геолокации пользователей, не используем аналитику и рекламные трекеры, не продаём и не передаём данные для рекламы. О cookie — в Политике cookie.
3. Что мы делаем с данными
Сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ) в случаях, описанных в разделе 5, обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение. Обработка ведётся с использованием средств автоматизации. Решения, порождающие юридические последствия, исключительно на основе автоматизированной обработки не принимаются: предложения ИИ проверяет и подтверждает человек.
4. Где хранятся данные
4.1. Запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение персональных данных граждан РФ ведутся с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации (ч. 5 ст. 18 152-ФЗ):
- основная база данных и служебные хранилища — на сервере в облаке Timeweb Cloud (АО «Таймвэб»), Россия; таблицы базы данных зашифрованы;
- фотографии — в объектном хранилище Timeweb Cloud S3, Россия;
- зашифрованные резервные копии — на сервере Timeweb Cloud и на сетевом хранилище оператора в г. Омске, Россия;
- ИИ-модели (языковая модель и распознавание речи) работают на собственном оборудовании оператора в России, без обращения к внешним ИИ-сервисам; данные передаются к нему по зашифрованному каналу [УТОЧНИТЬ: город размещения оборудования];
- электронная почта отправляется через почтовый сервер оператора, размещённый в Timeweb Cloud, Россия [УТОЧНИТЬ: принадлежность сервера mail.campusagro.ru оператору].
4.2. Сейчас «Релати» не передаёт персональные данные зарубежным ИИ-сервисам (OpenAI, DeepSeek и т. п.). Если это изменится, мы заранее обновим политику и при необходимости запросим согласие.
5. Кому передаются данные
- Студиям. Студия видит данные своих клиентов и сотрудников. Если студия приглашает человека, который уже пользуется «Релати», она видит только то, что ввела сама, пока человек не примет приглашение.
- Хостинг-провайдеру АО «Таймвэб» — в объёме, необходимом для размещения серверов и хранилища; провайдер не имеет права использовать данные в своих целях.
- Telegram (Telegram FZ-LLC, ОАЭ, и аффилированные лица) — если вы пользуетесь Telegram-ботом или входом через Telegram: Telegram получает отправляемые вам сообщения (коды входа, напоминания, приглашения с названием студии и ФИО), а мы получаем от Telegram идентификатор чата, имя, username и номер телефона, если вы им поделились. Это трансграничная передача; она происходит только при вашем использовании Telegram и на основании согласия (раздел 3 Согласия). [УТОЧНИТЬ у юриста: входит ли ОАЭ в перечень стран с адекватной защитой; уведомление Роскомнадзора о трансграничной передаче (ч. 3 ст. 12 152-ФЗ)]
- Каналам связи, которые подключила сама студия (например, WhatsApp через whapi.cloud) — телефон клиента и текст сообщения. Такие каналы студия выбирает и подключает самостоятельно и сама отвечает за законность их использования.
- Публично — только то, что вы сами решили опубликовать: публичный профиль тренера, отзыв, публичная страница студии.
- Государственным органам — по основаниям, предусмотренным законом.
Голосовой ввод в мастере создания компании может использовать встроенное распознавание речи браузера. Его выполняет производитель браузера (например, Google для Chrome) по своим правилам; функция включается только нажатием на кнопку микрофона.
6. Сроки хранения
| Данные | Срок |
|---|---|
| Учётная запись | Пока она используется; после удаления в профиле — обезличивание сразу, по письменному запросу — в течение 30 дней |
| Данные клиентов и сотрудников студии | Срок действия договора со студией и 30 дней после его прекращения, либо меньше — по указанию студии |
| Сессия входа | До выхода, но не более 181 дня без активности |
| Одноразовые коды подтверждения | Код действует 5 минут; журнал попыток — [УТОЧНИТЬ: срок, сейчас очистка не настроена; рекомендуем 6 месяцев] |
| Записи о согласиях | Срок действия согласия и 3 года после его отзыва — для подтверждения законности обработки |
| Отправленные уведомления | 30 дней |
| Журнал веб-сервера (IP-адреса) | До 30 дней |
| Журнал доступа службы поддержки | 12 месяцев |
| История диалогов с ИИ-ассистентом | [УТОЧНИТЬ: срок, сейчас не ограничен; рекомендуем 12 месяцев] |
| Резервные копии | Ротируются автоматически; [УТОЧНИТЬ: максимальный срок хранения копий] |
По достижении цели или отзыве согласия данные уничтожаются или обезличиваются в течение 30 дней, если их хранение не требуется по закону. Обезличивание клиента студии в CRM выполняется в одно действие: стираются ФИО, контакты, дата рождения, анкета, замеры и фотографии, а обезличенная статистика посещений и оплат остаётся.
7. Как мы защищаем данные
- шифрование базы данных на диске (MySQL TDE), включая журналы; ключ хранится отдельно от данных;
- шифрование трафика (HTTPS с HSTS), шифрование резервных копий (AES-256) и канала к ИИ-серверу (SSH);
- разграничение доступа по ролям (владелец, администратор, тренер, клиент) и изоляция данных разных студий;
- хранение паролей и кодов только в виде хешей, cookie сессии недоступна скриптам страницы;
- сетевой экран, доступ к серверу только по ключам, приложение работает с базой под учётной записью с минимальными правами;
- журналирование изменений профиля клиента, действий ИИ-ассистента и доступа работников службы поддержки; журнал доступа поддержки хранится 12 месяцев;
- ежедневное резервное копирование с проверкой восстановления.
8. Ваши права
Вы вправе:
- получить сведения об обработке ваших данных и их копию (ст. 14 152-ФЗ);
- потребовать уточнить, заблокировать или уничтожить данные, если они неполные, устаревшие, неточные, незаконно получены или не нужны для заявленной цели;
- отозвать согласие;
- потребовать прекратить распространение данных, разрешённых для распространения (ст. 10.1);
- обжаловать действия оператора в Роскомнадзоре или в суде.
Как это сделать. Напишите на [УТОЧНИТЬ: email поддержки и обращений по ПДн Релати, напр. privacy@relati.ru] с адреса или из аккаунта, который связан с вашими данными, либо направьте письмо по почтовому адресу оператора. Мы ответим в течение 10 рабочих дней (срок может быть продлён на 5 рабочих дней с уведомлением о причинах). Ваши данные как клиента конкретной студии может также обезличить её владелец прямо в CRM.
Удаление аккаунта. Аккаунт можно удалить самостоятельно в веб-CRM: «Профиль → Безопасность → Удалить аккаунт». Удаление подтверждается паролем, а если пароль не задан — кодом в Telegram. Обезличивание происходит сразу: стираются ФИО, телефон, email, дата рождения, фотография, анкеты и замеры, связь с Telegram и история диалогов с ИИ-ассистентом. Все сессии завершаются, устройства выходят из аккаунта. Восстановить аккаунт и удалённые данные нельзя.
У студий сохраняются учётные записи об операциях — абонементах, оплатах и посещениях — без персональных данных и с пометкой «Удалённый пользователь». Они нужны студиям для бухгалтерского и налогового учёта. После удаления аккаунта Релати также сохраняет запись о факте согласия — дату, документ и его версию — без IP-адреса и сведений о браузере, чтобы подтвердить законность обработки до истечения срока исковой давности.
Владелец студии не может удалить аккаунт, пока владеет студией: сначала нужно удалить студию или обратиться в поддержку для передачи прав. Вместо самостоятельного удаления можно написать на [УТОЧНИТЬ: email поддержки и обращений по ПДн Релати, напр. privacy@relati.ru] — мы обезличим аккаунт в течение 30 дней.
Отзыв согласия не влияет на законность обработки до отзыва. Если вы отзовёте согласие, мы можем продолжить обработку без него, когда это допускает закон (например, для исполнения договора), и сообщим об этом.
9. Изменение политики
Мы обновляем политику при изменении состава данных, мест хранения или получателей. Новая редакция публикуется на этой странице с датой и номером версии и вступает в силу с момента публикации, если в ней не указано иное. Политика опубликована в открытом доступе в соответствии с ч. 2 ст. 18.1 152-ФЗ.